REUNIONES INFIERNO

Posteado el 09. May, 2021 por Administrador en Artículos, Comunicación, Comunicación Eficiente, Empresas Familiares

Un día hace ya años, vagabundeaba por Houston Street en NY cuando me topé con una librería chiquita en cuya vidriera había un libro que en su tapa decía: “Reuniones Productivas_nada detuvo tanto el progreso de la Unión como los embotellamientos de tránsito y las reuniones de comité”. La frase me resultó muy novedosa. Claro que yo ya conocía algunas otras como “¿Qué es un camello?… un caballo diseñado por un comité”, o acaso la más famosa: “si quieres que algo fracase, encárgalo a un comité”. En ese momento advertí que todo lo que implicase reuniones de trabajo no gozaba de buena prensa…¿por qué?

Reconocí que, aunque sonara raro, la mayoría de las personas cuyas decisiones inclinaban los resultados de las empresas se la pasaban conversando. Es decir, haciendo cosas a través del hablar. Y advertí también que las cosas que no se hacían conversando, tanto la robótica como los sistemas de información las iban resolviendo más y más. Recuerdo que pensé, las personas dependemos unas de otras cada vez más, tenemos conocimientos y habilidades complementarias y necesitamos trabajar en equipo. Desde esa perspectiva la cooperación y la asociatividad son condiciones esenciales de éxito/fracaso y, para tener charlas cooperativas, es necesario reunirse. Es otras palabras, las reuniones son imprescindibles.

Pero también era cierto que conocía pocas personas que las disfrutaran. En general la mayoría les rehuía con la excusa de que tener mucho que hacer. Esto era sorprendente, porque reunirse para analizar datos, coordinar acciones, pensar en futuras acciones, evaluar resultados y tomar decisiones era la parte más importante de lo que cualquiera de ellos tenía que hacer.

Allí decidí tomarme el trabajo de identificar y hallar la forma de desarticular los eventos típicos que generan las temidas Reuniones infierno. Les comparto tres de los más comunes 1. La apropiación de la palabra: sucede cuando una persona llena todos los espacios de conversación con sus opiniones y descripciones. Esto termina desalentando la participación de los demás, empobreciendo los análisis, monopolizando las decisiones y quitando la motivación del resto. Para desarticularlo, hay un método de intervención que suele dar resultado inmediato, consiste en dirigirse a otro integrante de la reunión que uno sabe que tiene algo para aportar, y hacerle una pregunta simple, tal como: “¿Y vos Luis qué opinás de esto?”; 2. Enfrentamiento personal: algunas veces las discusiones comienzan por tratar temas de trabajo y pasan inadvertidamente a convertirse en batallas de egos. En esos casos conviene detener la discusión centrada en Posiciones y reenfocarla hacia su Finalidad. Por ejemplo: “Juan, esta discusión comenzó porque necesitamos disminuir los costos de logística ¿verdad? Tanto vos como Luis tienen ideas acerca de cómo hacerlo. Por ahora no es necesario confrontar. Hagamos un mapa mental y anotemos todas las opciones. Para descartar, habrá tiempo después”; 3. Locomotoras contra durmientes: cuando se trata de generar propuestas, suele suceder que el que más trabaja es quien se arriesga a pasarla peor. Esto sucede porque cualquiera que hace una propuesta ofrece a los demás la posibilidad de usar su inteligencia para la identificar errores ajenos sin necesidad de usarla para construir. Hay una metáfora de Edward De Bono, que lo ilustra muy bien, dice: Se necesita un equipo de ingenieros muy capaces para desarrollar una locomotora, pero es suficiente un tonto con un durmiente para descarrilarla. Cuando notamos que esto está pasando, es conveniente detener la crítica y pedir que cada quien haga su propia propuesta para analizarlas luego. Esto obliga a todos a usar la inteligencia para construir locomotoras en lugar de buscar durmientes.

Volviendo al punto, así fue que comprendí 1. Que las Reuniones infierno no suceden, se construyen, y 2. Que hay muchas maneras de trabajarlas hasta transformarlas en verdaderas Reuniones productivas.

Jorge O. Hambra

Director del Club Argentino de Negocios de Familia