Herramientas para desarrollar Reuniones Productivas
Posteado el 04. Jul, 2016 por Administrador en Gobierno y Liderazgo, Innovación y Desarrollo, Otros temas, Protocolo Familiar
Las reuniones de trabajo son una poderosa herramienta de gobierno de las empresas familiares
«Hacemos reuniones, pero nunca llegamos a nada». «Siento que las reuniones son una pérdida de tiempo y energía». «¿Una agenda? No, no tenemos una agenda de lo que vamos a tratar. Nos juntamos y vemos en el momento qué temas hay». Estas son algunas de las frases que se escuchan de los socios y directivos en las empresas, más allá de lo cual si se trata de Negocios Familiares será inevitable añadir la presencia de sentimientos y emociones que van más allá de los profesional y que justamente podrían ser el motivo de mayores diferencias y desacuerdos.
Aún con los conflictos que se podrían presentar, las reuniones de trabajo son una poderosa herramienta de gobierno de las empresas familiares, siempre y cuando tengamos presente que toda reunión debe tener un propósito, este puede ser el de informar, analizar, requerir opinión, supervisar procesos, reconocer o reprender, celebrar, decidir, escuchar propuestas o reclamos construir visiones, estrategias y/o tácticas, entre otras. Lo fundamental es saber para qué se convoca la reunión.
Herramientas para celebrar Reuniones productivas en la Empresa Familiar
Lograr asistir con entusiasmo a una reunión sin sentir que estamos perdiendo el tiempo y peor aún con la sensación de temor debido a que damos por hecho que nuestra postura no será entendida y menos aceptada por el grupo son algunas de las cuestiones que generan de antemano una predisposición negativa a un acontecimiento que de ser bien manejado llega a convertirse en una gran oportunidad.
1.- Toda reunión debe tener un propósito: ¿Qué queremos Lograr con esta reunión?
- Informar
- Analizar
- Requerir opinión
- Supervisar procesos
- Reconocer/Corregir
- Celebrar
- Decidir
- Escuchar propuestas o reclamos
- Construir visiones, Estrategias y/o Tácticas
- Otros
2.- Toda reunión debe requerir a los actores necesarios para cumplir su propósito:
Deben conocer de antemano el objetivo y prepararse para ella, así logramos un aprovechamiento al máximo.
3.- Toda reunión requiere una estructura pensada
Ejemplos:
Estructura básica para una reunión de debate: Presentación- Debate- Decisión – Registro
Estructura básica para una reunión de Información: Apertura- Desarrollo de la Información – Fase de preguntas – Clarificación de inquietudes – Conclusiones
4.- Toda reunión debe contar con un coordinador o moderador, cuya misión será:
- Mantener el propósito de la reunión
- Generar un espacio seguro dentro del cual la gente pueda expresarse sin recriminaciones
- Estimular la participación de todos
- Minismizar las discusiones esteriles
- Indagar las diferentes posturas
- Asegurar el cumplimiento de la agenda