Herramientas para desarrollar Reuniones Productivas

Posteado el 04. Jul, 2016 por en Gobierno y Liderazgo, Innovación y Desarrollo, Otros temas, Protocolo Familiar

Las reuniones de trabajo son una poderosa herramienta de gobierno de las empresas familiares

“Hacemos reuniones, pero nunca llegamos a nada”. “Siento que las reuniones son una pérdida de tiempo y energía”. “¿Una agenda? No, no tenemos una agenda de lo que vamos a tratar. Nos juntamos y vemos en el momento qué temas hay”.  Estas son algunas de las frases que se escuchan de los socios y directivos en las empresas, más allá de lo cual  si se trata de  Negocios  Familiares será inevitable añadir la presencia de sentimientos y emociones que van más allá de los profesional y que justamente podrían ser el motivo de mayores diferencias y desacuerdos.

Aún con los conflictos que se podrían presentar, las reuniones de trabajo son una poderosa herramienta de gobierno de las empresas  familiares, siempre y cuando tengamos presente que toda reunión debe tener un propósito, este puede ser el de  informar, analizar, requerir opinión, supervisar procesos, reconocer o reprender, celebrar, decidir, escuchar propuestas o reclamos construir visiones, estrategias y/o tácticas, entre otras. Lo fundamental es saber para qué se convoca la reunión.

Herramientas para celebrar Reuniones productivas en la Empresa Familiar 

Lograr asistir con entusiasmo a una reunión sin sentir que estamos perdiendo el tiempo y peor aún con la sensación de temor  debido a que damos por hecho que nuestra postura no será entendida y menos  aceptada por el grupo son algunas de las cuestiones  que generan de antemano una predisposición negativa a un  acontecimiento que de ser bien manejado llega a convertirse en una gran oportunidad.

1.- Toda reunión debe tener un propósito:  ¿Qué queremos Lograr con esta reunión?

  • Informar
  • Analizar
  • Requerir opinión
  • Supervisar procesos
  • Reconocer/Corregir
  • Celebrar
  • Decidir
  • Escuchar propuestas o reclamos
  • Construir visiones, Estrategias y/o Tácticas
  • Otros

2.- Toda reunión debe requerir a los actores necesarios para cumplir su propósito:

Deben conocer de antemano  el objetivo y prepararse para ella, así logramos un aprovechamiento al máximo.

 3.- Toda reunión requiere una estructura pensada

Ejemplos:

 Estructura básica para una reunión de debate: Presentación- Debate- Decisión – Registro

Estructura básica para una reunión de Información:  Apertura- Desarrollo de la Información – Fase de preguntas – Clarificación de inquietudes – Conclusiones

4.- Toda reunión debe contar con un coordinador o  moderador, cuya misión será:

  • Mantener el propósito de la reunión
  • Generar un espacio seguro dentro del cual la gente pueda expresarse sin recriminaciones
  • Estimular la participación de todos
  • Minismizar las discusiones esteriles
  • Indagar las diferentes posturas
  • Asegurar el cumplimiento de la agenda

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