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¿Por qué Gestionar la Comunicación?

Posteado el 22. Nov, 2016 por en Artículos, Comunicación, Comunicación Eficiente, Empresas, Empresas Familiares

La comunicación de los familiares que trabajan juntos está definitivamente influenciada por el hecho de haber compartido gran parte de sus vidas. De esta convivencia cada miembro de la familia mantendrá su propio recuerdo, sentimientos intensos y hasta contradictorios que pueden llegar a complicar las relaciones laborales. Es así que muchas veces las emociones salen a la superficie con mayor facilidad que entre los individuos que no tienen vínculos familiares y las conversaciones que suelen salirse de contexto laboral e interpretarse en función de lo que significan en el ambiente familiar.

Lo cierto es que cuando familia y negocio se confunden las discusiones suelen adquirir una carga emocional inadecuada que deriva en tres reacciones posibles:

1.-Cesión: las personas acceden a las conversaciones predispuestas a ceder posiciones para mantener los vínculos estabilizado, aún a costa de aceptar condiciones que consideran impropias o perjudiciales para el negocio.

2.- Evitación: Eluden mantener charlas indispensables para la buena gestión del negocio por temor a caer en complejos conflictos interpersonales de difícil resolución.

3.- Abordaje defensivo: se accede a la conversación pero pertrechados con una suerte de artillería argumental prediseñada para hacer frente a potenciales acusaciones, inculpaciones o maliciosas interpretaciones que entienden que los demás harán tanto acerca del tema como de cada una de las opiniones que allí se viertan. Estos tres estilos de comunicación son disfuncionales parta la gestión de un negocio exitoso y sustentable más allá de que temporalmente resulten aceptables y puedan parecer efectivas.

Reglas para una Comunicación Eficiente

Si lo que buscamos es una Empresa Familiar sustentable, la correcta y buena comunicación entre los miembros familiares, sea cual sea su posición (dentro o fuera de la empresa) es fundamental. Para lograrlo, resultará de gran utilidad trabajar sobre los siguientes aspectos:

1.- Evitar la informalidad: Es indispensable elegir el lugar y el momento oportuno para comunicar decisiones, instrucciones o temas de importancia, evitando invadir espacios de vida familiar que cada intégrate tiene derecho a disfrutar.

2.- Ámbitos separados: Es necesario precisar el tema que se desea comunicar y mantener el objetivo de la reunión, evitando las conversaciones estériles acerca de aspectos de la vida personal o familiar. De esta forma se genera un espacio seguro en el que cada uno se puede expresar y definir así de forma objetiva, las acciones a tomar.

Por ejemplo, no hay que caer en comentarios como éste: “Si yo soy tu padre deberías tener un poco de consideración y respetar lo que te estoy solicitando; pero siempre fuiste así”.

3.- El canal adecuado: del tipo de información que compartimos y la respuesta que esperamos dependerá la elección del canal. Para esto es preciso analizar con anticipación los objetivos. Si es una instrucción de menor importancia  (Ej.: un recordatorio) bastará con un e-mail; si es un tema que requiere la aceptación y colaboración de otros, lo mejor será hacerlo personalmente para evitar malentendidos.

4.- Asegurar la difusión: Es necesario que se formalice la comunicación haciéndolo por escrito. Así, todos los involucrándose encontraran al tanto de la estrategia general, de su rol, responsabilidad y los resultados que se esperan de la gestión.

5.- Evaluación: Es indispensable mantener evaluaciones periódicas de las personas  que trabajan con nosotros  (sean o no de la familia).De esta forma cada uno conocerá que se espera de su gestión en forma precisa. Es necesario que esta evaluación se realice formalmente y con una metodología que permita realizar un feedback adecuado.

6.-Reuniones de trabajo periódicas: la constancia y adecuación de las reuniones genera entre todos los integrantes la certeza de que las estrategias se comparten, se bajan en modo ordenado y se controlan efectivamente. Instalan un espacio para dirigir el negocio y no sólo para operarlo. En este espacio se evalúan y discuten proyectos actuales y se presentan nuevos planes de acción consistente y medible.

7.- Feedback: toda comunicación requiere un feedback que asegure que logramos comunicar lo que nos propusimos. Muchas veces los fracasos de algunos proyectos se deben a las diferentes interpretaciones que sus actores hicieron de las instrucciones recibidas.

8.- Parlamento familiar:

Una vez por año es necesario que se reúna a todos los familiares que trabajen o no en la Empresa Familiar y se comparta con ellos la estrategia del negocio. Para esto es necesario analizar y organizar con anticipación la información brindar de forma que todos puedan entenderla y realizar su aporte.

Pasos Para Mejorar la Comunicación:

Si bien la gestión de la comunicación constituye un aspecto de gran importancia para la estabilidad y prosperidad del sistema empresa-familia, el impacto repercutirá de forma positiva en toda la organización. Estas son algunas de las pautas para conseguir resultados positivos:

  • Formalice: Escriba lo que desea tratar; eso ayuda a clarificar las ideas y facilita la comunicación.
  • Hágase 6 preguntas antes de empezar: qué, quién, por qué, cuándo, cómo, dónde; esto aumentara su eficiencia.
  • Organice el mensaje: Evite desvíos hacia asuntos que no aportan
  • Abra el tema
  • Desarróllelo
  • Cierre el tema
  • Utilice el canal adecuado; según la relevancia del asunto a tratar decida si merece una reunión, un llamado, un e-mail, una call conference u otras alternativas.
  • Asegúrese de que fue entendido: no de lugar a diferentes interpretaciones, obtenga feedback antes de concluir.

 Ventajas por dos:

Gestionar La Comunicación Trae Como Consecuencia Positivas En Diferentes Ámbitos:

Ámbito empresarial:

  • Se genera un espacio para dirigir el negocio y no sólo para operarlo. Aquí se evalúan y discuten proyectos y se provocan oportunidades tanto de negocio como de gestión (puestos nuevos, promociones, capacitaciones).
  • Se piensa en el negocio y se determina hacia donde encaminarlo.
  • Se elaboran estrategias en función de la visión establecida y se desarrollan tácticas adecuadas para alcanzarlas. Esto hace que se optimice la administración de los recursos materiales y humanos.
  • Ahorra costos ocultos y otros muy evidentes que se generan muchas veces debido a la mala interpretación acerca del rol y responsabilidad d cada uno de los actores.
  • Se logra aplicar una política de reconocimiento acorde a resultados y no a la cercanía personal hacía los miembros de la familia.
  • Afecta positivamente a todos los empleados; les brinda un marco de cuáles son las actitudes y los comportamientos reconocidos, y cuáles son no aceptados.

Ámbito Familiar:

  • Reduce la probabilidad de conflictos entre los miembros que trabajan dentro y fuera de la empresa debido a que se respetan los ámbitos y todos participan de una u otra forma en el negocio.
  • Genera mayor capacidad de trabajo en el equipo de trabajo al esclarecerse los roles.
  • Los temas que antes no podían tratarse comienzan a conversarse en un clima más distendido y de mayor escucha.
  • Se discute y apoyan las decisiones de cada integrante en cuanto al papel que desea tener en la empresa.
  • Se promueve el apoyo mutuo entre los miembros para ejercer el poder de gobierno, evitar el doble discurso, ocupar sus responsabilidades y medir su desempeño.
  • El conflicto interno (qué existe en toda familia empresaria) toma un rumbo de positividad, que es el que genera crecimiento.

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