El Poder transformador de las Reuniones de Directorio

Posteado el 11. Jul, 2016 por en Gobierno y Liderazgo, Protagonistas, Protocolo Familiar, Socios, Sucesores

 

Las reuniones de trabajo suelen tener mala fama ya que, al momento de pensar en ellas, la gente por lo general las considera como actividades estériles que hacen que perdamos mucho tiempo : “¿Para qué reunirnos? todos hablamos todo el tiempo y no llegamos a nada”, “Si realmente queremos trabajar, no se puede perder el tiempo en reuniones”.

En las Empresas Familiares, además de estas complejidades, se presente una más : si realmente las Reuniones de Directorio se hacen, todos sospechan que tarde o temprano se tocarán temas de los que es difícil hablar…Los involucrados suelen pensar “Si toco este tema me van decir que…blablabla… entonces yo voy a reaccionar y les voy a decir que blablabla”. Estas conversaciones imaginarias no conversadas, suelen ser muy desagradables y por eso tienden a ser evitadas. ¡Y la mejor manera de hacerlo es no haciendo reuniones de trabajo!

Sin embargo, cuando las reuniones  -especialmente las de Directorio- son bien gestionadas, se convierten en fuente de sustentabilidad, profesionalidad, unión y prosperidad tanto para la empresa como para la familia.

¡Y no exagero! Más de 20 años asistiendo profesionalmente a Juntas Directivas y Directorios Ejecutivos me han convencido que los problemas y los desafíos se resuelven yendo hacia adelante. Sin embargo, también aprendí que no es aconsejable ir para delante cualquier modo. Como todo en la vida, cada cosa delicada que nos propongamos hacer requiere de la técnica adecuada.

 

De aquí en adelante les sugeriremos algunas de ellas:

 

  • Definición de un Propósito

Debe ser claro y estar expresado por escrito. Por ejemplo: “analizar el informe de gestión del mes anterior / decidir compras tácticas / revisar la política de remuneraciones del semestre y plantear las decisiones para el mes siguiente”.

 

El propósito por el cual se reúnen debe estar presente y no “perderse de vista”, durante toda la reunión. Es importante que previo a la reunión se confeccione un Temario en donde se detalle con claridad los temas a tratar y los responsables de la presentación de cada uno de ellos.

 

  • Participantes e Información a presentar en la reunión

Una vez definidos los temas que se van a tratar en la reunión, se debe definir quiénes serán los participantes que deberán asistir y convocarlos a la misma.

Los participantes deben conocer con antelación el Propósito de la reunión, así como el día y horario (de inicio y cierre) e informarles el Temario correspondiente.

De este modo, cada participante deberá tener en claro la información que deberá presentar en la reunión, para la confección de los informes que sean necesarios.

 

  • Establecimiento de Prioridades

Es conveniente comenzar por los temas que tienen mayor urgencia o los que son de rápida resolución ya que, hacia el final, pueden quedar asuntos sin tratar que nunca deben ser vitales (por lo menos en lo inmediato).

Si hubiera temas que, por no ser urgentes, quedan relegados de manera recurrente, es necesario armar una reunión específica para abordarlos.

 

  • Análisis de los temas

En ocasiones es conveniente contar con algunas herramientas para estimular el análisis de algún tema en particular.  Por ejemplo, recurriendo a un Mapa mental y/o a la famosa Espina de pescado o análisis multifactorial de causas.

 

  • Coordinador

Es conveniente que, para llevar a cabo este tipo de reuniones, exista un coordinador designado que tenga el suficiente poder de llevar adelante la misma y esté atento a que no se desvíe de su Propósito.

El coordinador es el encargado de convocar a los participantes, hacer llegar el Temario a los mismos y controlar que no se excedan de los tiempos acordados.

 

  • Notas

Es muy importante tomar nota de lo esencial de las discusiones, acuerdos y resoluciones que se lleven a cabo en las reuniones y detallar quién será el responsable de la ejecución de determinada tarea o proyecto acordado (Project Leader).

La memoria que será enviada a todos los participantes dará cuenta de “la realidad de lo conversado”.

 

  • Duración

Debe ser lo más breve posible tomando en cuenta la importancia de los temas a tratar. En caso que no alcance el tiempo acordado es preferible generar una nueva reunión, que extender la presente ad infinitum.

De modo que, previo a la reunión, es importante que se desarrolle un cronograma que indique qué temas se tratarán y cuál es el tiempo previsto para cada uno de ellos.

 

  • Cierre

Para cerrar la reunión, se deberán repasar los acuerdos alcanzados y los compromisos asumidos por los participantes, para la presentación de avances en la próxima reunión.

 

  • Triangulación 

Cuando en las reuniones se toquen temas emocionalmente delicados o especialmente engorrosos, debe ahorrarse energía y evitar la temida profundización de los conflictos, recurriendo a asistencia profesional. En ese sentido, muchas veces es invaluable la asistencia de un profesional especializado en Negocios familiares quien tome a su cargo la triangulación de la comunicación de modo de facilitar el abordaje y resolución de esas Conversaciones difíciles tan típicas de este tipo de organizaciones humanas.

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