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Como lograr reuniones de Directorio eficientes en el negocio familiar

Posteado el 30. Jul, 2018 por en Artículos, Empresas Familiares, Gobierno y Liderazgo, Socios

Las reuniones de Directorio, en especial en las empresas familiares, funcionan como la lámpara mágica de Aladino. Para quien no las sabe usar son  un cacharro viejo que no sirve para nada. Pero, si conocemos lo secretos de su uso correcto, ese mismo cacharro se convierte en una fuente de riqueza no solo en lo material sino también en aspectos tan esenciales como sustentabilidad, profesionalidad, armonía familiar y felicidad a largo plazo.

Las reuniones de trabajo son las herramientas más poderosas con las que cuenta una empresa a la hora de encarar cuestiones sobre conducción, coordinación y generación de nuevas acciones. Ahora bien, si esto es verdad, ¿por qué tienen tanta mala fama? Sucede que, cuando son mal gestionadas, suelen ser eternas, con gran ausencia de participantes, sin un propósito en particular, sin un resultado concreto. En consecuencia, los participantes tratan de evitarlas, las reuniones desaparecen como herramienta formal de gobierno y son reemplazadas por los encuentros informales en los pasillos.

Además, en las empresas familiares se agrega otro problema: si las reuniones se hacen sistemáticamente, tarde o temprano, obligan a hablar de temas de los que no se quiere hablar y esto fomenta que se instalen pensamientos tales como:

  • “Si toco este tema, él me va decir esto y yo voy a reaccionar de tal forma”.
  • “Para qué nos vamos a reunir si nosotros hablamos todo el tiempo”.
  • “Acá venimos a trabajar, a hacer-hacer-hacer; en consecuencia, no se puede perder el tiempo con reuniones”.
  • “Tengo una agenda tan complicada que no puedo agregar más reuniones”.
  • “Si nos reunimos, él va a volver sobre el tema del ingreso de sus hijos, mejor no generar ese espacio porque creo que, si hablamos del asunto, la conversación va a terminar mal”.

De esta manera, las personas prefieren hablar sobre la escala salarial del personal, cuando en realidad lo que quieren tratar es cuánto está ganando el sobrino que acaba de ser nombrado, casi unilateralmente, como Gerente General. De esta manera, ese tema se hablará con las personas incorrectas en el lugar equivocado y de la manera incorrecta y, es cierto, llevadas así las cosas no van a terminar bien. Entonces ¿Qué debemos tener en cuenta para hacer reuniones de Directorio exitosas?

En principio, como si fuéramos en un viaje de aventuras, nos conviene revisar el equipaje mínimo con que debiéramos contar: PROPÓSITO Debe ser claro y estar expresado por escrito. PARTICIPANTES se debe fijar quiénes y cuándo serán los participantes que deberán asistir. CONVOCATORIA se deben conocer con antelación el Propósito de la reunión, así como el día y horario de inicio y cierre. INFORMACIÓN Los participantes deben tener claridad de los informes que deberán presentar PRIORIDADES es conveniente comenzar por los temas que tienen mayor urgencia o los que son de rápida resolución. ANALISIS es conveniente contar con algunas herramientas técnicas para estimular el análisis.  Por ejemplo, un mapa mental o una espina de pescado. COORDINACIÓN Debe haber un coordinador designado es el encargado de convocar, hacer llegar el temario a los participantes y controlar que no se excedan de los tiempos acordados. ACTA o MEMORIA Es necesario tomar notas sintéticas de las discusiones, los acuerdos y las resoluciones y en manos de quién queda encargada su ejecución. DURACIÓN Debe ser prevista. En caso de que no alcance el tiempo acordado, es preferible generar una nueva reunión antes que extender la presente ad infinitum. CIERRE Para cerrar la reunión, se deben establecer los acuerdos alcanzados a partir de cada una de las discusiones y los compromisos asumidos por los participantes para el próximo encuentro. Estos acuerdos deben constar en las notas que luego serán enviadas a todos los participantes.

 

Lic. Jorge O. Hambra

Director del Club Argentino de Negocios de Familia

 

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